Privacy verklaring Uitgeverij Symbolon

Uitgeverij Symbolon, waaronder ook Aionion Symbolon, BF Uitgeverij en Tijdschrift Mantra vallen, heeft alles in het werk gesteld om uw privacy te waarborgen en houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving. Dat betekent ook dat wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uitgeverij Symbolon is een V.o.F., gevestigd op:
Amsterdamseweg 156, 1182 HK  Amstelveen (kantoor en administratie)
Amsterdamseweg 479, 1181 BR Amstelveen (DTP)
KvK nummer: 33230156
BTW nummer NL8004.50.966.B.

Hieronder krijgt u een overzicht van wat wij noodzakelijkerwijs verzamelen, hoe wij uw gegevens bewaren en voor hoe lang. Op deze manier brengen wij u op de hoogte van wat er met uw persoonsgegevens gebeurt, en laten wij zien dat wij uw rechten kennen en respecteren. Wanneer u een nadere toelichting wenst of nog vragen heeft, zijn wij te allen tijde bereid deze te beantwoorden.

1 – Algemeen:

• De persoonsgegevens die wij van u verzamelen zijn in overeenstemming met het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. In paragraaf 2 staat een overzicht van de doelen en de bijbehorende gegevens die wij bijhouden.
• Het verwerken en bijhouden van de persoonsgegevens is beperkt tot alleen die gegevens die nodig zijn voor het omschreven doel.
• Wij verwerken alleen gegevens waarvoor u toestemming hebt gegeven; hetzij een specifieke toestemming als het gaat om nieuwsbrieven, hetzij omdat u uw gegevens hebt verstrekt met het oog op het doen van een bestelling of het afsluiten van een abonnement.
• Symbolon verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen, met uitzondering van die gevallen waarin de verstrekking van gegevens noodzakelijk is voor het aangegeven doel, of wanneer dit van rechtswege gevraagd wordt. In zulke gevallen is de verstrekking met waarborgen omgeven. Zie paragraaf 5.
• Symbolon heeft alle verplichte maatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, zowel op het technische als op het organisatorische vlak.
• Symbolon gebruikt geen cookies en is niet van plan deze te gaan gebruiken.
• Indien nodig of door de wet vereist zal Symbolon de privacyverklaring aanpassen of aanvullen. Op onze website zal steeds de geldende en actueelste versie te zien zijn.

2 – Waarvoor verzamelen wij gegevens:

• Voor het uitvoeren van een bestelling of andere opdracht.
• Voor het plaatsen van een opdracht bij leveranciers.
• Voor het bijhouden van de abonnementenadministratie.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven.
• Voor het voeren van correspondentie omtrent bestellingen, opdrachten, abonnementen en nieuwsbrieven.
• Voor algemene administratieve doeleinden zoals voorgeschreven door wet- en regelgeving, met name de belastingdienst.

3 – Welke gegevens houden wij bij:

3.1 Bestelling of opdracht die wij krijgen of plaatsen:

• Naam organisatie en indien nodig ook naam contactpersoon.
• Naam persoon bij een persoonlijke bestelling of opdracht.
• Adresgegevens: straat en huisnummer, postcode, plaats en land, en/of postbusnummer en postcode, plaats en land.
• Telefoonnummer(s).
• E-mailadres(sen).
• IBAN-bankrekeningnummer en tenaamstelling
• In geval van een zakelijke overeenkomst of bestelling ook het BTW-nummer

3.2 Nieuwsbrieven: u kunt zich opgeven voor de nieuwsbrief via een formulier op onze website, via een invulformulier op congressen, bijeenkomsten, workshops, lezingen en dergelijke, via een aanvraagkaart in een boek van de uitgeverij, per e-mail of door afgifte van een visitekaartje. Voor de nieuwsbrief houden we bij:

• Naam.
• E-mail adres.

3.3 Abonnementen:

• Naam.
• Adresgegevens: straat en huisnummer, postcode, plaats en land, en/of postbusnummer en postcode, plaats en land.
• Geslacht (met het oog op de aanhef).
• Telefoonnummer(s).
• E-mailadres(sen).
• IBAN-bankrekeningnummer en tenaamstelling.

3.4 Betalingen aan medewerkers en auteurs:

• Naam.
• Adresgegevens: straat en huisnummer, postcode, plaats en land, en/of postbusnummer en postcode, plaats en land.
• Telefoonnummer(s).
• E-mailadres(sen).
• IBAN-bankrekeningnummer en tenaamstelling.
• BSN nummer.

3.5 Minderjarigen:

• Symbolon is er niet op gericht om gegevens te verzamelen van jongeren die nog geen 16 jaar zijn. Gezien onze producten is het ook niet waarschijnlijk dat deze zich bij ons aanmelden. De controle op de leeftijd is bijzonder lastig. Mocht u merken dat een jongere zijn of haar gegevens aan ons ter beschikking heeft gesteld zonder ouderlijke toestemming, dan verzoeken wij u dit aan ons te melden, zodat wij actie kunnen ondernemen en de gegevens kunnen verwijderen. U kunt hiervoor mailen naar info@symbolon.nl

4 – Bewaartermijn:

• Gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst, het abonnement op het tijdschrift of de inschrijving op de nieuwsbrief.
• Bij uitschrijven uit de nieuwsbrief worden de gegevens per direct uit Laposta verwijderd.
• Voor abonnementen: mocht er een machtiging voor een automatische incasso zijn verstrekt, dan wordt deze bij opzegging per direct verwijderd en ongeldig gemaakt, maar moet vanwege belastingregels zeven jaar bewaard worden. Daarna wordt deze versnipperd in de papierversnipperaar.
• De wettelijke bewaartermijn voor de algemene en financiële administratie is zeven jaar.

5 – Gegevens die aan derden verstrekt worden:

• Symbolon verkoopt of verhandelt nooit gegevens.
• Symbolon maakt alleen voor de boven omschreven activiteiten gebruik van een paar vertrouwde derde partijen:
  • Scheepmaker Fiscale & Financiële dienstverlening BV, The Curve, T.T. Vasumweg 58 B, unit 8, 1033 SC  Amsterdam
  • Cash Software BV, Alexanderstraat 3, 2514 JL  Den Haag voor het boekhoudprogramma
  • Laposta voor het versturen van nieuwsbrieven. Laposta voldoet aan de eisen van de AVG. Laposta is een door Nederlanders ontwikkeld Nederlands bedrijf. Symbolon heeft bewust gekozen om niet met een buitenlands bedrijf in zee te gaan.
  • Drukkerij PrintSupport4U, Koematen 7, 8331 TK  Steenwijk voor het drukken van onze boeken en tijdschriften. PrintSupport4U krijgt voor het verzendklaar maken van de tijdschriften de volgende gegevens van onze abonnees: aanhef (Dhr. of Mevr.), naam, adres, postcode en woonplaats, en voor het buitenland ook land.

Deze partijen, ook wel verwerkers genoemd, waarborgen de veiligheid van uw persoonsgegevens; Symbolon heeft verwerkingsovereenkomsten met alle genoemde partijen.

• De gegevens onder beheer van Symbolon blijven binnen Nederland; Symbolon is niet verbonden met partijen binnen andere EU-landen of buien de EU.
• Alleen in uitzonderingsgevallen – te denken valt aan een verzoek of bevel van de politie of de belastingdienst – zal Symbolon door de wet gedwongen zijn om gegevens af te staan aan andere dan de partijen waarmee Symbolon zakelijke afspraken heeft gemaakt.

6 – Bescherming van uw gegevens binnen ons bedrijf

• Alle data staan op een beveiligde server die niet met de cloud verbonden is. De data worden ook niet via de cloud er opgezet, maar alleen via het interne netwerk van Symbolon.
• De server en de computers waarop de data worden bijgehouden zijn beveiligd met de actueelste beveiligingssoftware en hebben een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Degenen die de data invoeren en beheren staan onder een geheimhoudingsplicht. Zij zijn zich zeer bewust van het belang van de bescherming van uw gegevens.
• Symbolon test regelmatig zowel de technische als de organisatorische procedures.
• Symbolon maakt regelmatig een back-up van de data om deze in geval van een computerstoring of -crash te gebruiken om de bestanden te vervangen. Ook deze back-up is beveiligd met de laatste software en met een gebruikersnaam en wachtwoord.

7 – Uw rechten

• U heeft er te allen tijde recht op om te weten met welke gegevens u bij ons geregistreerd staat, en deze gegevens indien nodig in te zien, door ons te laten rectificeren of te laten verwijderen.
• U heeft het recht om alle door u aan ons verstrekte gegevens te laten overdragen, hetzij aan uzelf, hetzij aan een door u aangewezen derde partij. Symbolon zal alleen die gegevens blijven bewaren waartoe wij wettelijk verplicht zijn.
• In alle gevallen waarin inzage of wijziging wordt verlangd, vragen wij u om u te legitimeren; dit om er zeker van te zijn dat we met de juiste persoon te maken hebben. Pas na legitimatie kunnen we uw verzoek(en) inwilligen.

8 – Als dingen niet naar wens gaan
Mocht u een klacht hebben over beheer en verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag om het zo snel mogelijk te kunnen oplossen. Mocht onze inspanning voor u niet naar tevredenheid zijn, wat we zeer zouden betreuren, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, het toezichthoudende orgaan op het gebied van de bescherming van uw privacy.

Symbolon privacy verklaring versie 1 mei 2018